Avant la manifestation
Mairie
> demander
l’autorisation d’organiser la manifestation ;
> demander
l’autorisation d’ouvrir un débit de boissons occasionnel
(s’il y a lieu) ;
> prendre
connaissance des différents arrêtés préfectoraux et
municipaux réglementant les conditions de déroulement des
manifestations : dispositions en matière de sécurité,
annonces par haut-parleurs, distribution de tracts, etc.
Préfecture
ou sous-préfecture
> demande
d’autorisations, concernant notamment la diffusion par
haut-parleurs, l’organisation de rallyes, cross, courses
cyclistes, lâchers de ballons, vols d’avions, de
montgolfières ;
> demande de
dérogation pour l’ouverture de débits de boissons dans des
sites protégés, tels les stades ou les écoles.
Gendarmerie
ou commissariat de police
> déclarer la
manifestation ;
> demander le
passage d’une ronde de police au cours de la
manifestation.
Assurance
> souscrire une
assurance « responsabilité civile organisateur (RCO) »
couvrant les dégâts occasionnés aux lieux, aux biens
confiés et les dommages aux personnes. Cette assurance
doit inclure la période de montage et de démontage ;
> si le budget
engagé est important, prendre une assurance annulation.
Droits
d’auteur
> demander
l’autorisation d’utiliser les créations (dessins, photos,
textes, musiques, logiciels...) à l’organisme gérant les
droits de l’auteur concerné (Sacem, Sacd...) ;
> quinze jours
avant, déclarer à la Sacem la manifestation (spectacle
divers, concert, récital, gala, bal, même gratuit).
Buvette
Demander au maire
l’autorisation d’ouverture d’un débit de boissons
occasionnel.
Billetterie
Les billets doivent
comporter 3 volets précisant la date, l’heure et le titre
de la représentation, son prix, et la numérotation suivie
du billet ou des carnets. Une déclaration est envoyée par
l’imprimeur aux services fiscaux.
L’emploi des
artistes et techniciens
Le contrat de
travail doit être établi et adressé à l’artiste avant le
spectacle. La Déclaration unique d’embauche (DUE) doit
aussi être effectuée auprès de l’Urssaf avant l’embauche
(www.due.fr).
Pour les
associations qui organisent occasionnellement des
manifestations, le Guichet unique du spectacle occasionnel
(GUSO) est obligatoire depuis le 1er janvier 2004. Il
permet aux organisateurs occasionnels de spectacles
vivants d’effectuer toutes les démarches nécessaires à
l’embauche d’artistes et de techniciens du spectacle
vivant. Un formulaire unique et valant contrat de travail,
le « carnet guichet unique », permet de régler en une
seule fois et à un seul interlocuteur toutes les
cotisations sociales (Urssaf, Congés spectacles, Audiens,
Assedic, Afdas, médecine du travail).
L’adhésion est
gratuite et assure une sécurité totale dans les
déclarations et les paiements. Une assistance téléphonique
(n° Azur : 0810 863 342) permet de connaître directement
le montant à verser et les démarches à effectuer ainsi que
tout renseignement complémentaire. Les formulaires sont
remis directement par l’artiste ou le technicien ou
adressés pré-renseignés à l’employeur sous 48 heures.
Attention, le cachet
versé à l’artiste du spectacle doit être inférieur, par
représentation, à 25 % du plafond mensuel de la sécurité
sociale en vigueur au 1er janvier de l’année, soit pour
l’année 2005 à 629 e.
Ainsi, une
association sportive qui verserait plus de 629 e à un
artiste du spectacle et même si elle organise moins de six
représentations annuelles ne peut bénéficier des services
du GUSO.
Après la manifestation
Droits
d’auteurs
> état des recettes
et dépenses ;
> programme des
œuvres interprétées.
Charges
sociales
> Faire parvenir les
bordereaux avec les paiements aux différents organismes.
En savoir plus
• Le GUSO -TSA 2134
- 69942 Lyon Cedex 20 est aussi accessible au N° Azur :
0810 863 342 ou sur Internet
http://www.guso.com.fr
et 3614 GUSO
• « Financer son
association par les six manifestations annuelles
exonérées », Associations mode d’emploi
• Guide social des
entreprises culturelles, Juris service
•
www.sacem.fr
•
www.irma.asso.fr
