Pendant toute la durée de vie de l’association
les statuts, les
statuts modifiés, le règlement intérieur (s’il existe) ;
les coordonnées
des membres du conseil d’administration ;
l’extrait du
Journal officiel dans lequel a été publié la déclaration
de constitution ;
le registre
spécial ou le classeur dont la tenue est obligatoire pour
la transcription des modifications statutaires, ainsi que
les changements dans l’administration de l’association ;
tous les
récépissés de déclaration, délivrés par les services
préfectoraux lors de chaque dépôt ;
le registre des
procès-verbaux des délibérations des assemblées générales,
du conseil d’administration ou du bureau, s’il existe ;
les baux, les
factures de travaux ou réparations importantes.
Pendant dix ans
Article 16 (loi
n° 89-353, art. 2-11) « ... les documents comptables et
les pièces justificatives sont conservés pendant 10
ans... ».
Si l’association
réalise des opérations de nature commerciale de façon
régulière ou non, ou emploie du personnel,
l’administration peut alors vérifier sa comptabilité dans
les mêmes conditions que s’il s’agissait d’une société
commerciale.
Le droit commercial
impose l’obligation de conservation pendant dix ans des
livres de commerce (livre-journal, livre des inventaires),
du livre du personnel dont les tenues sont obligatoires
(art. L 143-5 du Code du travail), ainsi que toutes pièces
justificatives.
Si l’association a
effectué des travaux (gros ouvrages), par exemple,
construction d’un local, équipement sportif..., elle doit
conserver les factures des travaux afin de pouvoir
revendiquer la garantie décennale auprès de l’architecte,
de l’entrepreneur et de toute personne liée au maître
d’œuvre (art. 1792 et 2270 du Code civil et loi n° 78-12
du 4 janvier 1978).
Pendant six ans
Délai de six ans
pendant lequel les services fiscaux ont un droit de
communication (art. 2002 bis du Code général des impôts et
livre des procédures fiscales - LPF. art. 82) :
toutes les
pièces comptables et déclarations faites à l’occasion des
activités de l’association soumises à l’impôt sur les
sociétés, les avis d’imposition, les feuilles d’impôts
locaux ;
les souches de
billetterie, les factures de l’imprimerie.
À noter qu’en cas de
crédit de TVA (TVA pouvant être remboursée par l’État),
les services fiscaux peuvent vérifier les exercices
comptables depuis l’origine du crédit, qui peut être
supérieure à six ans.
Cette obligation de
conservation est applicable quel que soit le support
utilisé pour la conservation des documents, y compris
lorsqu’il est magnétique.
Pendant cinq ans
le livre de paie
doit être conservé par l’employeur pendant 5 ans à dater
de sa clôture ;
le double des
bulletins de paie ;
les quittances
de loyer ;
les factures de
gaz et d’électricité.
Pendant trois ans
les factures
d’eau ;
les factures de
téléphone ;
les souches de
chéquiers, bancaires et postaux.
