Il s’agit de
constituer un pôle de secrétariat qui a la responsabilité
de la réception et de la redistribution des informations.
Celles-ci sont de natures et de provenances différentes,
ainsi le courrier adressé à l’association, les actualités
du lieu en relation avec l’objet de l’association, les
comptes rendus de réunion, les demandes de rendez-vous...
Il s’agit alors :
> soit de les
communiquer immédiatement aux destinataires concernés,
mais en prenant soin de garder une trace de leur arrivée à
l’adresse de l’association (dans un cahier
d’enregistrement, par exemple) ;
> soit de les
classer et les conserver dans des dossiers ou des fichiers
facilement identifiables et accessibles, rangés en
fonction de leur contenu et de leur destinataire (par
exemple, telle facture n’intéresse que le trésorier, et
telle location de salle ne concerne que tel groupe
d’activité).
Le mode
d’organisation, quelle qu’en soit la forme (en réseau ou
centralisation au siège) est choisi pour son efficacité
suivant les circonstances (disponibilité, éloignement des
membres...) et selon le propos (assemblée générale,
programmation d’une activité...) :
la
réunion : situation de communication directe, où
chaque participant est en position double
d’émetteur/récepteur, à partir du moment où chacun a été
mis au même niveau d’information grâce à la convocation
par exemple ;
le
bulletin interne : communication écrite, qui
engage un pôle de rédaction dans l’association, et qui
entretient un lien entre tous les membres en les tenant au
courant du déroulement des activités et des débats
internes ;
le
courrier électronique (par internet), de plus en
plus répandu, qui permet par écrit une diffusion rapide,
et en outre un échange direct avec l’interlocuteur, ou
avec plusieurs simultanément comme dans une réunion.
Le plus souvent,
cette organisation repose sur le secrétariat et sur les
membres responsables de la communication. L’association a
besoin d’agents de la circulation des informations.
