Le
plan de communication s’appuie sur une organisation
préalable
> prévoir dans le
budget de l’action les frais de communication à engager
(imprimerie, courrier, téléphone, locations...) ;
> se reporter au
plan d’action pour dégager rapidement les lignes du plan
de communication (quoi dire, à qui, comment, quand,
où...) ;
> avoir à
disposition les fichiers d’adresses des destinataires
(adhérents, partenaires, presse, associations concernées,
autorités locales...), et un inventaire des ressources
disponibles dans l’association (connaissances et
compétences apportées par les adhérents, dossiers
thématiques et documents, matériel...).
Le
plan de communication fait appel à trois sortes
d’opération
> inventorier et
classer les destinataires en distinguant bien ce qui
relève de la communication interne (pour informer,
mobiliser, impliquer les adhérents) et de la communication
externe (les partenaires, la presse, les participants
invités...) ;
> concevoir les
messages (définir les contenus) en fonction des situations
de communication (commande de matériel, conférence de
presse, invitation...), et les mettre en une forme adaptée
à chaque média choisi (un même contenu pourra être diffusé
sous différentes formes : affiches, annonces radio,
tracts...) ;
> planifier les
étapes, fixer un échéancier (les dates à respecter) pour
chaque opération, et répartir les tâches entre les membres
engagés dans l’action.
Le
plan de communication est coordonné pendant son
déroulement
> une instance (un
responsable ou une équipe) se tient au courant de tous les
messages concernant l’action, ceux envoyés par
l’association, ceux reçus, et des résultats des contacts
établis et démarches entreprises ;
> cette instance
veille à ce que les messages émis soient prêts à temps
(tracts, affiches, demandes de subvention, autorisations,
invitations, communiqués de presse...) et diffusés ou
expédiés au bon moment et aux bons destinataires ;
> cette instance
prend en compte toutes les réponses et les réactions aux
messages envoyés et adapte le plan en conséquence (trouver
de nouveaux partenaires, lancer une nouvelle campagne
d’affichage, avancer ou reculer la date de la conférence
de presse...).
