Bien sûr, une
quantité de documents officiels doit être conservée, pour
certains tout le temps, pour d’autres sur une durée de 3 à
10 ans selon leur nature (cf. chapitre
Combien de temps conserver les documents ?).
En plus de ces
obligations, que faut-il archiver et pourquoi ? Souvent
l’association revendique une histoire dont elle est fière
et se reconnaît dans une identité affirmée depuis sa
création.
Effectivement
l’enjeu de l’histoire de l’association est double : elle
constitue un capital d’expériences, de connaissances, de
relations ; et elle prouve par sa durée l’intérêt de la
raison d’être de l’association, de son identité. Mais
cette histoire ne s’invente pas, elle se vérifie.
L’assemblée générale
annuelle est un moment privilégié pour en prendre la
mesure sur un an : les différents rapports discutés
exposent le chemin parcouru. Et chaque activité ou
opération peut faire l’objet d’un compte rendu sur son
déroulement. Ces pièces conservées consignent en les
objectivant les souvenirs des membres et servent de
références communes.
Les archives
constituent la mémoire de l’association dont l’importance,
pour les relations internes et externes, est :
de contribuer à
définir l’identité de l’association dans laquelle se
reconnaissent les membres, en rassemblant ce qu’ils ont
accumulé en commun. Elles mettent à disposition les
expériences, les savoir-faire, les trucs, les bonnes
adresses, qui ne sont pas à réinventer ou à retrouver à
chaque fois ;
de permettre
d’agir sur l’image de marque que veut se donner
l’association, et de faire valoir ses compétences dans ses
interventions, en montrant ou en se référant aux
réalisations passées et reconnues.
À noter qu’on peut
déposer ou verser les archives de l’association au service
des archives départementales. Pour les associations
d’éducation populaire, le FONJEP a créé une mission
archives et le dépôt s’effectue aux archives
départementales du Val de Marne à Créteil.
>
FONJEP, Mission archives du
PAJEP 51, rue de l’Amiral Mouchez - 75013 Paris
En savoir plus
• Les archives des
associations, La Documentation française, 2001
