Elle doit permettre à tout trésorier :

  de fournir aux administrateurs des informations permettant de mettre en adéquation la politique de l’association et les moyens financiers ;

  de suivre les évolutions des charges et des produits en cours d’exercice ;

  de rendre des comptes aux adhérents ;

  de justifier de l’utilisation des fonds aux financeurs et de la légalité de leur utilisation aux « contrôleurs » (Urssaf, impôts, commissaires aux comptes...).

Le rôle du trésorier est alors d’adapter l’outil comptable au volume d’informations financières à traiter.

Il existe, selon le plan comptable général, 5 principes comptables et 5 règles d’établissement des comptes :

  Les principes

Régularité  conformité aux règles en vigueur ;

Sincérité  « application de bonne foi des règles » ;

Image fidèle  précisions données en extra comptable quand les deux premiers principes ne sont pas suffisants ;

Prudence  prise en compte des moins values dès qu’elle sont connues et des plus values quand elles sont réalisées ;

Prééminence de la réalité sur l’apparence  valorisation des contributions volontaires.

  Les règles d’établissement des comptes

Continuité de l’activité  pour l’établissement des comptes annuels, l’association est présumée poursuivre ses activités ;

Permanence des méthodes comptables  tant sur les méthodes de présentation des comptes que d’évaluation ;

Indépendance des exercices  les charges et dettes, et, produits et créances nés de l’exercice doivent y être affectés ;

Coût historique  les éléments inscrits en comptabilité sont enregistrés à leur coût d’acquisition ;

Non compensation  aucune compensation ne peut être opérée entre les créances et les dettes ou les charges et les produits.

  La comptabilité en partie simple

Il s’agit d’enregistrer sur deux colonnes les charges et produits de l’association. Cela ne peut être utile que pour les petites associations ayant très peu d’activités.

Lors de l’assemblée générale le trésorier annonce le montant des dépenses, celui des recettes et le solde de trésorerie.

  La comptabilité en partie double

À chaque débit un crédit. Pour chaque opération une double écriture comptable est passée.

Une dépense est passée en charges et en contrepartie en banque ou compte « à payer » (fournisseur par exemple).

Une recette est passée en produits et en contrepartie en banque ou compte « à recevoir » (adhérent par exemple).

Les amortissements du matériel sont passés en charges de l’année et en déduction de la valeur d’achat des matériels. Toutes les dépenses et les recettes relatives à une année de fonctionnement doivent être affectées aux comptes de l’année concernée, indépendamment de la date à laquelle elles sont payées ou perçues.

L’utilisation des règles comptables évoquées est indispensable.

Lors de l’assemblée générale le trésorier présente un compte de résultat et un bilan.

  La comptabilité analytique

Il s’agit d’affecter chaque charge et produit à une activité de l’association.

La comptabilité analytique est parfaitement adaptée à la comptabilité en partie double. La plupart des logiciels de comptabilité donne cette possibilité. Toutefois il est aussi aisé de l’utiliser en comptabilité en partie simple. Un cahier à colonnes ou un tableur informatique permettent de la réaliser facilement.

Lors de l’assemblée générale, le trésorier présente, activité par activité, charges, produits et résultat.

  Présentation des comptes

Quel que soit le type de comptabilité retenu, une présentation complémentaire aux tableaux de chiffres sous forme de schémas ou de graphiques permet une visualisation des éléments financiers en proportion les uns par rapport aux autres.

Plus que la simple présentation des comptes, le trésorier doit s’efforcer de donner des éléments de compréhension à son public :

  aux adhérents en assemblée générale, il doit faire l’analyse de la situation de l’association et de sa capacité financière à supporter l’activité existante et les nouveaux projets ;

  aux administrateurs en conseil d’administration il doit donner des outils d’aide à la décision (budgets prévisionnels, simulations, tableaux de bord...).

En effet le trésorier n’a pas qu’un rôle de comptable, chargé de l’enregistrement des dépenses, il doit aussi favoriser la dynamique associative en permettant à chacun de participer aux prises de décisions en pleine connaissance de cause.

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