L’enregistrement
Toutes les entrées
et les sorties d’argent sont enregistrées au jour le jour
surtout s’il y a une caisse. Toutes les informations sont
mentionnées : les dates, les numéros de chèques, le
débiteur ou le créditeur, l’affectation ou l’origine, le
numéro de la pièce justificative et le numéro ou date des
relevés bancaires. Cela permet d’avoir une explication sur
tout mouvement d’argent. Les contrôles se font dès la
réception du relevé bancaire. Le rapprochement entre le
cahier et le relevé valide les écritures ou dévoile les
anomalies. Les erreurs les plus courantes sont dues à
l’oubli d’enregistrement des mouvements de fonds entre la
caisse et la banque.
Les
justificatifs
En comptabilité
toute dépense quel que soit son montant doit être
justifiée par une pièce. C’est un document qui prouve la
dépense et son affectation ou son créditeur (facture
fournisseur, titres de transports, tickets
d’autoroute...).
Pour les frais
kilométriques, les services fiscaux établissent tous les
ans un barème en fonction des puissances des véhicules.
C’est une base de référence maximum.
Le
classement
Les justificatifs
doivent faire le lien entre un engagement et son
règlement. Il faut pouvoir retrouver à tout moment une
pièce et le chèque correspondant. Pour cela, il convient
de ranger les pièces dans un classeur, en deux parties,
les recettes et les dépenses. Les pièces sont classées et
numérotées. Ce numéro est reporté sur le cahier
d’enregistrement et le talon du chéquier. Afin d’établir
une bonne concordance, les justificatifs doivent comporter
la date de règlement ainsi que le numéro de chèque s’il y
a lieu.
Présentation
des comptes
Il s’agit alors de
regrouper les écritures selon leur nature : achats,
déplacements, téléphone, timbres... pour les charges ;
cotisations, participations, subventions, dons... pour les
produits. Le résultat (déficit ou excédent) provient de la
différence entre le total des charges et celui des
produits.
En savoir plus
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tenir la comptabilité de votre association, guide
collection « Associations mode d’emploi »
